Digitalizar no es automatizar: cuente cuántas veces se copia un pedido en su empresa
Tener factura y nómina electrónica no significa ser digital. Muchas empresas solo pasaron el papel a la pantalla.
Su empresa ya emite factura electrónica. Ya tiene nómina electrónica. Los pedidos llegan por WhatsApp y el contador recibe todo en PDF.
Muchos gerentes me dicen: “nosotros ya somos digitales”. Con respeto, no. Ustedes digitalizaron el papel.
La diferencia
Digitalizar es pasar el mismo proceso del papel a la pantalla. El pedido llega por WhatsApp, alguien lo copia a Excel, otra persona lo pasa al programa contable y alguien más arma la factura. Cuatro manos para un solo pedido. Ahora en PDF.
Automatizar es escribir el pedido una sola vez. De ahí pasa al siguiente paso sin que nadie lo vuelva a digitar.
La diferencia no está en el software. Está en cuántas veces su gente copia el mismo dato.
Un caso típico
Imagine una distribuidora con once personas en el área administrativa. Al contar juntos, cada pedido se escribe cuatro veces. La solución no es comprar un sistema nuevo, sino conectar el formulario de pedidos con el programa contable que ya tienen. Los errores de facturación caen y parte del equipo puede pasar a cobrar cartera, donde la empresa pierde plata.
El ejercicio de esta semana
Tome un pedido y sígalo desde que llega hasta que se factura. Cuente cuántas veces alguien escribe lo mismo. Ese número le dice por dónde empezar.