El documento de 80 páginas que le piden aprobar antes del lunes
El documento de requerimientos es el contrato real de su proyecto. Todo lo que no aparece ahí se cobra después como adicional.
Durante dos meses, el proveedor de software visitó su empresa. Entrevistó a su equipo, tomó notas y prometió un sistema a la medida de su operación.
Entonces llegó el correo del viernes. Un documento de 80 páginas, lleno de diagramas y siglas, con una línea al final: “Por favor aprobar antes del lunes”.
Usted lo abrió, leyó tres páginas y lo cerró. Su jefe de bodega ni lo abrió.
Por qué importa
Ese documento es el contrato real del proyecto. Todo lo que no aparece ahí se cobra después como adicional. Aprobarlo sin entenderlo es firmar un cheque en blanco.
Qué pedir antes de firmar
- Un resumen de una página con las diez cosas que el sistema va a hacer.
- Una reunión de una hora para recorrer un pedido real, desde la llamada del cliente hasta la factura, con el jefe de bodega y la contadora en la sala.
En ese recorrido suelen aparecer los huecos. Por ejemplo, en una distribuidora de alimentos es común que el documento no incluya los despachos parciales, aunque sean una parte grande de los pedidos. Agregarlo antes de firmar cuesta una conversación. Agregarlo después cuesta decenas de millones de pesos.
Pedir tiempo para entender no es frenar el proyecto. Es protegerlo. Nadie debería aprobar un documento que no puede explicar en voz alta.